dinsdag 13 augustus 2013

Outing Holland thema: Verdraaide Organisaties (door Thomas de Vries)

Hoe houden jullie in je eigen organisatie de bedoeling steeds op tafel?

Het bakkertje in mijn wijk is best klein, terwijl de Utrechtse jaren `30 wijk behoorlijk groot is. Dat levert rond lunchtijd en op zaterdagen lange rijen op. Soms zo lang dat de klanten op straat staan te wachten. Vervelend, maar het is niet anders. Om de wachtenden zo eerlijk mogelijk te helpen had de bakker een handig systeem. Iedereen die binnenkomt trekt een nummertje en wanneer de middenstander jouw nummertje roept, ben je aan de beurt. Hartstikke handig.

Een paar weken geleden was het nummertjesapparaat spoorloos verdwenen. Op mijn eerste vakantiedag vroeg ik de bakker waar het apparaat eigenlijk gebleven was. Een diepe zucht en een nors hoofd aan de andere kant van de balie beloofden niet veel goeds. Op de drukste momenten trekken sommige mensen een nummertje, constateren dat ze lang moeten wachten en besluiten dan ondertussen vast andere boodschappen te gaan doen.

Het nummertjesapparaat werkt dus niet. Zij die wachten, worden niet beloond voor hun geduld. Onrust in de bakker, want iedereen houdt nu zijn beurt weer zelf in de gaten door enigszins zenuwachtig oogcontact te houden met de laatste in de rij om mogelijke voordringers achter zich te houden. Het bakkertje puilt wederom uit van moeders met ongeduldig-op-kaasstengels-wachtende kinderen. De bedoeling was de klanten zo eerlijk mogelijk te helpen, maar – helaas – het systeem werkte niet.

Wat een gedoe. En dat voor een brood. Gelukkig had ik vakantie en zou ik in Frankrijk deze doorgeschoten gehaastheid van mijn buurtgenoten achter me laten. Dacht ik. Op de eerste dag viel mij het grote aantal bedjes met handdoeken bij het zwembad op. Maar waar zijn de mensen die erop zouden moeten liggen dan? En wat bleven die bedjes lang leeg. Soms tot het einde van de middag. Niet veel later begreep ik dat dit fenomeen ‘afleggen’ heet. Je zou toch eens een uurtje geen zwembadbedje hebben…

Een bakker in een jaren `30 wijk in Utrecht of een zwembad in Frankrijk met daarin – hoe ironisch – een aantal kinderen spelend met een paarse krokodil. Te klein bakkertje of te weinig bedjes? Er klopt iets niet in het systeem en mensen gaan rare oplossingen bedenken die het systeem met haar beperktheid nog inefficiĆ«nter en frustrerender maken.

De ‘bedoeling’ van middelen en systemen wordt in een suboptimaal werkend systeem door menselijk handelen nog verder verdraaid. Begint dat juist bij organisaties of bij individuen bij een zwembad? Javier Guzman maakt zich er erg kwaad over in een gemeentehuis. https://www.youtube.com/watch?v=iWsV1rfUIhY Hoe zit het in jouw organisatie en omgeving? Hoe houden jullie in je eigen organisatie de bedoeling steeds op tafel?

Geen opmerkingen:

Een reactie posten